Die E-Mail-Flut eindämmen

Was können Vorgesetzte in ihrem eigenen Kommunikationsverhalten ändern, um die tägliche E-Mail-Flut in Betrieben zu reduzieren?

Keine Führungskraft, kein Manager, kein Unternehmer, der das nicht kennt. Überquellend volle Postfächer. Kaum ist man einen halben Tag raus aus dem Büro zum Besuch eines Vortrags oder bei der Teilnahme eines Workshops offline, wird man nach Öffnen des Postfaches von Dutzenden von dienstlichen E-Mails erschlagen. Hinzu kommen die unablässlichen Nachrichten-Ströme in Messenger-Diensten wie WhatsApp. Und längst nützen viele die Nische, viel gefragte Führungskräfte über deren Social Media-Accounts mit Nachrichten zu adressieren.

Die Klagen sind verständlich. Jedoch, tun die Führungskräfte selber genug, um diesen Strom einzudämmen? Sind sie selber Vorbild in der elektronischen Kommunikation, kommunizieren sie dort stringent? Was konkret können Manager tun, um zu einer Reduktion dieser in fast allen Betrieben aufgeblasenen Kommunikationswolke beizutragen?

Was wären wirkungsvolle Ansätze?

Ein erster Schritt wäre vielleicht, den völlig überzogenen Einsatz der cc- und bc-Funktion einzugrenzen. Jeder, der aus diesen Massenverteilern verschwindet, vereinfacht Kommunikation und macht Verantwortlichkeiten klarer. Vielfach ist doch geübte Praxis, dass viele der in cc und bc Gesetzten aus reinen Absicherungsründen eingesetzt werden. Viele geht das Angesprochene im Kern nichts an. Aber sie lesen es und wertvolle Zeit geht verloren. Und wenn sie die Return- oder Weiterleitungs-Taste drücken, dreht sich das Rad in unsinniger Weise weiter. Im Grunde ist das oft eine massenhaft organisierte Verantwortungslosigkeit. Sie lässt sich gewiss nicht durch einfache Dienstanweisungen aus der Welt schaffen. Eine sinnvolle Maßnahme wären hingegen kompakte Workshops mit der Belegschaft, in denen besonders grotesk aufgeblähte E-Mail-Kommunikationen beispielhaft gezeigt, kritisch analysiert und mit den Mitarbeitern überlegt würde, wie eine straffere, kompaktere, reduzierte Mail-Kommunikation in den Einzelfällen hätte aussehen können. Und dies beginnt bei der gezielten und bewussten Reduzierung der Zahl der Empfänger.

Ein zweiter Schritt wäre ein Überdenken der vielfach geübten 24/7-Kommunikationspraxis. Viele Manager und Unternehmer nützen das Wochenende, um E-Mails an ihre Mitarbeiter zu schicken. Das allein bedeutet für die Angesprochenen schon Stress, denn sie lesen dienstliche Mails in ihrer als besonders wertvoll geschätzten Freizeit. Ein anderes Timing wäre die Alternative. Technik kann hier helfen. Server können so eingestellt werden, dass der Vorgesetzte die Mails zwar schreiben kann, wann er es möchte, ausgeliefert jedoch würden sie erst am Montagmorgen. Es gibt gute Gründe, warum große Konzerne in Deutschland dazu übergegangen sind, die Server so einzustellen, dass E-Mails an die Bediensteten ab bestimmten Abendstunden, an Wochenenden, in Urlaubszeiten nicht zugestellt werden. Burn-Out-Syndrome sind nur ein, nicht der einzige Grund. Ein solcher reduzierter Umgang mit Kommunikationstechnik wäre ein wirkungsvoller Schritt. Zwar gäbe es in Summe wahrscheinlich nicht unbedingt weniger Mails. Aber den Mitarbeitern wäre das ungute Gefühl, einer 24/7-Dienstbereitschaft ausgesetzt zu sein, sofort genommen. Stattdessen gäbe es das Gefühl von Kommunikations-Atempausen. Und dies hätte zweifellos eine wohltuende und befreiende Wirkung in den Betrieben.

Ein dritter Schritt, der mit dem zweiten in Zusammenhang steht, gehört hinzu. Vielfach schreiben Vorgesetzte ihre abendlichen und wochenendlichen E-Mails in der unausgesprochenen Erwartung, hierzu baldmöglich oder sogar umgehend eine Antwort zu erhalten. Bei den Adressierten löst das die bange Frage und den Druck aus, soll/muss ich noch am Wochenende, am Sonntagabend per Mail antworten? Wer diesen Druck empfindet, der wird es dann wohl auch tun. Ist das nötig? Ein wirkungsvoller Schritt des Vorgesetzten wäre, mit jeder solchen abendlichen oder wochenendlichen E-Mail einen Hinweis zu verbinden, bis wann und wie das Anliegen sinnvoll zu beantworten wäre. Und dies muss ja nicht in jedem Fall per E-Mail geschehen. Es könnte auch das nächste bereits terminierte Gespräch sein, das nächste Telefonat, das nächste Meeting. Gibt man solche Hinweise jedoch nicht und lässt man stattdessen den gewünschten Antwort-Weg einfach offen, dann wirkt man zuverlässig mit an der weiteren Verbreiterung der E-Mail-Flut.

Und damit wären wir bei einem letzten Punkt. Viele auch unter Führungskräften haben sich angewöhnt, Botschaften primär digital zu kommunizieren. Es ist eben ein leichter, schnell erledigter Weg. Es lässt sich ja zweifellos so viel Zeit an persönlichem Gespräch von Angesicht zu Angesicht oder per Telefonat einsparen. Und außerdem ist es ja auch unbequem, anderen Probleme von Angesicht zu Angesicht zu kommunizieren. Man traut sich im Zeitalter der Digitalisierung ja kaum, eine schlichte Wahrheit wie diese auszusprechen. Es darf hier jedoch an die Einsicht erinnert werden, dass die digitale Kommunikation nicht für jede Form von Botschaft optimal geeignet ist. Führungskräfte tun gut daran, immer wieder zu reflektieren, welche ihrer Botschaften über den Kanal der persönlichen Kommunikation (Face to Face oder mittels eines Mediums wie Telefon oder Videochat), welche über eine schriftliche/gedruckte Form - wertschätzend! bleibend!  - und welche über digitale Kanäle wie elektronische Post laufen sollte. Allein diese letzte kleine Überlegungs-Schlaufe im Kopf von klug differenzierenden Managern würde vermutlich viele E-Mails verhindern, die ansonsten in der großen Mail-Flut untergehen – aber in der Nutzung anderer Kommunikations-Kanäle eine ungleich bessere Wirkung erzielen würden.

Markus Kiefer

(Kolumne von Markus Kiefer vom 1. August 2018 auf www.markus-kiefer.eu)