Kampf den Zeitfressern - für eine bessere Meeting-Kultur

Zu den grössten betrieblichen Zeitfressern gehört eine schlechte Meeting-Kultur. Woran erkennt man, dass die Sitzung aus dem Ruder läuft? Und was bedeutet dies für die Verantwortung des Sitzungsleiters, wann muss er eingreifen?

Zwei der großen betrieblichen Zeitfresser sind die ausufernde E-Mail-Kommunikation und ineffiziente, aufgeblähte Meetings. An dieser Stelle wurde zuletzt die Überforderung vielen Mitarbeiter durch die Dauerpräsenz ständig eintreffender neuer E-Mails thematisiert – und wie systematisch gegenzusteuern wäre. Heute gilt unsere Aufmerksamkeit dem zweiten Nerv- und Zeittöter in praktisch allen Betrieben, gleich welcher Größe. Gemeint sind die Meetings, insbesondere die immer wieder kehrenden Routine-Meetings, zum Beispiel in Form von Jour fixes.

Garantiert hat schon jeder Leser diese Erfahrung mehrfach gemacht. Das Meeting dauert zu lang, Altbekanntes wird mehrfach in Dauerschleife wiederholt, der innovative Punkt wird einfach nicht gefunden, der gefürchtete Dauerredner dominiert erneut und die meisten Teilnehmer haben sich gedanklich schon in ihre Smartphones verabschiedet und bearbeiten dort bestenfalls betriebliche Kurznachrichten. Und dennoch beendet der Meeting-Leiter das Gespräch nicht, es plätschert einfach weiter. Was war heute noch einmal das Thema, das zu klären war – und: haben wir es denn jetzt entschieden? Nicht selten verlässt man den Raum mit solchen Fragezeichen im Kopf.

Derlei Meetings sind nicht nur Zeitfresser. Sie sind Zeitvergeuder. Sie verschwenden wertvolles betriebliches Kapital, sie verschwenden Humankapital. Und dennoch beherrschen sie nicht selten die Kommunikation in Unternehmen.

Meetings in dieser Form sind überflüssig. Wir müssen ihnen den Kampf ansagen. Das Problem ist allerdings. Dass in vielen Fällen junge Nachwuchskräfte solche Team- und Projektbesprechungen leiten, die in dieser speziellen Kommunikationsform nicht geübt sind – weswegen sie viele Sitzungen laufen lassen, die man besser abbrechen oder vielleicht sogar gar nicht erst ansetzen würde.

Die Kunst der Sitzungsleistung beginnt bereits bei der frühen Erkenntnis, wann und warum manche Meetings nicht zum Ziel führen oder sogar aus dem Ruder laufen. Was sind Anzeichen dafür? Es sind fünf Faktoren, an denen erfahren Kommunikatoren erkennen, dass sie aktiv werden und eingreifen müssen:

a)      Absentismus,

b)     Unangemessene Aktivitäten,

c)      Mentale Abwesenheit,

d)     Dominanzverhalten Einzelner,

e)     schlechte oder sogar unfaire Interaktion.

Was bedeutet das im Einzelnen? Beginnenden Absentismus erkennt man daran, dass Teilnehmer immer wieder zu spät oder sogar gar nicht zum Meeting erscheinen, schlimmstenfalls sogar, ohne eine Begründung oder gar Entschuldigung zu liefern.

Unangemessene Aktivitäten sind z.B. Agieren mit dem Smartphone oder Lesen von Medien, die keinen Zusammenhang mit den Teilnehmer-Unterlagen haben.

Mentale Abwesenheit lässt sich an demonstrativem Desinteresse erkennen, wenn jemand zum Beispiel dauerhaft Richtung Fenster schaut.

Überproportionales Dominanzverhalten einzelner Redner zeigt sich, dass sie sich ständig in den Vordergrund drängen oder die Standpunkte anderer Teilnehmer konsequent ignorieren.

Unfaire Interaktion ist das sich-lustig-machen über andere Redner oder sogar verbale Angriffe.

Was macht man in diesen Fällen? Unerfahrene Sitzungs-Leiter lassen dergleichen laufen. Das ähnelt dem Verhalten bei langen Vorträgen, die man zu Ende führt, obwohl deutliches Absinken der Aufmerksamkeit im Saal überhandnimmt. Beides ist aber falsch.

In allen gezeigten Fällen ist eine entschlossene und konsequente Reaktion erforderlich. Beim Redner, der sein Publikum erkennbar nicht erreicht ebenso wie beim Sitzungsleiter. Der Meeting-. Leiter muss sich Gedanken über eine andere Form der Einladung, der Sitzungseröffnung, der Agenda-Formulierung, dem Setzen und Durchsetzen von Regeln und der Aktivierung eher stiller Teilnehmer machen. Das kann an dieser Stelle nicht mehr ausgeführt werden. Eine bessere Meeting-Kultur beginnt aber mit der Erkenntnis, wann die Zusammenkünfte aus dem Ruder laufen S8.o.). Hierfür gilt es den Blick zu schärfen und zu schulen. Der nächste Schritt ist der Wille, die Dinge entschlossen in eine andere Richtung um- und gegen zu steuern - wobei Kommunikationstrainings und Schulungen vor allem für jüngere Nachwuchskräfte vermutlich ein angemessener Beitrag sind.

 

Markus Kiefer

(Kolumne von Markus Kiefer vom 1. Dezember 2018 auf www.markus-kiefer.eu)